sábado, 5 de janeiro de 2013

Para manter o caixa em ordem

31/07/2012
Para manter o caixa em ordem
Carolina Mainardes

Bom planejamento, controle orçamentário, rigor e austeridade sempre, informações permanentemente atualizadas. Essas são algumas das atitudes necessárias para manter o caixa de uma instituição de ensino em ordem, de acordo com Sérgio Marcus Nogueira Tavares, administrador de empresas, mestre em Administração Escolar e doutor em Educação, além de controller da Universidade Metodista de São Paulo e consultor da Humus. Segundo ele, ainda é fundamental que, em meio a toda essa racionalidade, a visão ética esteja voltada à educação como fim. “Muitos têm visto a educação como negócio. Mas a educação precisa ser administrada com competência sem perder sua essência primeira de um bem social. Transformá-la em mero serviço educacional e levá-la ao puro tratamento de comércio é matar na raiz sua missão primeira”, enfatiza.
Não há espaço para amadorismo na administração financeira. “A tomada de decisões nesse campo exige profissionalismo rigoroso, pois lidamos com recursos escassos e demandas sem fim, numa sociedade em que o setor educacional tem uma dívida histórica com o povo brasileiro”, considera Tavares. É justamente aí que entra em cena a gestão financeira, um somatório de ações e práticas coerentes que devem fazer parte da gestão educacional. “Desde o funcionamento da tesouraria, o planejamento de caixa, as ações voltadas a financiamentos e operações no mercado financeiro até a gestão da inadimplência, tudo é parte de uma engrenagem importante à sobrevivência das instituições e sua vida longa com qualidade”, orienta.
O professor Márcio Fontoura, responsável pela disciplina de Gestão Financeira do curso Master em Gestão Escolar da Universidade Anhembi Morumbi, ressalta que a administração financeira é essencial para a sobrevivência e para o sucesso de qualquer estabelecimento, o que não é diferente para a instituição escolar – e isso a qualquer tempo, com ou sem inflação, com ou sem recessão. “A gestão racional e eficiente dos controles financeiros da escola é tão importante quanto sua capacidade de prestar o serviço educacional, afinal, se não tiver sustentabilidade, o ‘serviço’ que presta poderá ser comprometido”, frisa.
Para o presidente da Confederação Nacional dos Estabelecimentos de Ensino (Confenem), Roberto Geraldo de Paiva Dornas, o que determina uma gestão financeira eficiente na escola é um bom nível de conhecimento do custo do ensino, algo muito específico e que poucas pessoas conseguem dominar. “Conhecer o custo, fazer um planejamento com antecedência e ter um acompanhamento preciso e contínuo devem ser aspectos prioritários para corrigir os desvios”, observa.
Como orientação para manter o caixa em ordem, o presidente da Confenem também cita aspectos simples, de pura economia pessoal: “não se gasta mais do que a renda seguramente previsível”. Ele também alerta que o gestor financeiro deve lembrar-se que, por ano, a escola recebe durante 12 meses e gasta o equivalente a 13,33 meses. “Em consequência, a receita mensal deve cobrir as despesas, a sobra de 1/12 para suportar o custo anual, uma reserva como cautela e o necessário para, em caso de inviabilidade, dispor dos recursos para demitir os empregados”, comenta Dornas. E completa: “O ideal é ter um caixa que suporte dois ou três meses à frente para a eventualidade de falta de receita.”
controller Sérgio Tavares explica que o administrador financeiro tem atribuições vitais na gestão escolar, de modo a apoiar o funcionamento sustentável e contínuo de uma instituição educacional. “Seus afazeres passam por ações estratégicas, articulação com o planejamento institucional e o processo decisório, bem como a gestão do cotidiano financeiro. Em todos os níveis, sua atuação é fundamental”, explica.
Tavares salienta que a gestão financeira deve ser considerada parte da ação estratégica de posicionamento de qualquer instituição, independentemente do porte ou da área de atuação no campo educacional. “Está implícita à atividade educacional a gestão dos seus riscos, o que pressupõe a visão econômico-financeira inerente ao desenvolvimento da atividade principal, que é a educação”, afirma.
Fontoura elenca o que compete ao administrador financeiro da escola: o planejamento financeiro e orçamentário; a análise de viabilidade dos projetos que envolvem custos financeiros; o monitoramento e tomada de decisão quan­to à execução financeira e a transparência financeira por meio dos sistemas de controle, assim como subsidiar a tomada de decisão sobre a capacidade de investimento da escola.

Voo cego
O desconhecimento em relação à gestão financeira e sua falta de vivência são as falhas mais comuns no ambiente da gestão escolar, o que gera resultados desastrosos, segundo o presidente da Confenem. “Conhecimento e vivência são necessários para um bom planejamento financeiro e sua execução. Sem isso, é feita uma administração às escuras e em voo cego”, adverte. Ele acredita que não há profissionais preparados para assumir essa responsabilidade na escola e aponta que as falhas ocorrem desde a formação dos educadores. “Não há uma formação específica. Os cursos de Pedagogia, formadores de administração escolar, ensinam muitas coisas, menos administração financeira”, acusa. Ele lamenta que, de modo geral, a gestão financeira acaba sendo executada por outros profissionais que, por conta própria, aprendem as especificidades da escola.
Em virtude disso, são comuns os casos de instituições de ensino que enfrentam crises. Em algumas situações tratam-se de empresas familiares e/ou que são administradas por professores, e não por administradores. Na opinião de Dornas, nesses casos é fundamental que seja contratado um profissional que entenda de administração financeira.
A atualização do profissional é outro aspecto destacado por ele, pois é essencial que os responsáveis pela gestão financeira estejam bem informados e orientados pelas entidades representativas. “Por exemplo, a duração do aviso prévio foi aumentada. Até agora, não vimos alguém mostrar quanto isso representa nos custos de uma escola”, diz.

Vital
O professor Márcio Fontoura acredita que, em primeiro lugar, a gestão financeira não pode ser um apêndice da instituição, mas deve ser inserida como área vital para a saúde organizacional da escola, rompendo com a departamentalização e fragmentação das tarefas da escola, onde os subsistemas ficam isolados uns dos outros. “A visão sistêmica e holística é essencial para pensar a gestão financeira sob o ponto de vista estratégico, ou seja, faz-se necessário o ‘olhar’ sobre o todo, com clareza dos objetivos fundamentais de cada parte que o compõe”, observa. Neste sentido, para a gestão financeira fazer parte da estratégia da instituição, é preciso haver uma clara definição da estrutura organizacional da escola, da visão, da missão e dos valores, considerando cada setor fundamental para firmar a identidade institucional, tendo em vista a sua finalidade. Ele considera que há uma exigência contínua de profissionalização, não cabendo mais o improviso e o amadorismo. “Nota-se quanto as instituições privadas, nos últimos anos, estão reorganizando a gestão com o foco na profissionalização”, analisa.

Planejar para ter êxito
Fontoura ressalta que toda ação que envolve a busca de resultados, sejam financeiros ou não, só terá êxito se for planejada. “No caso da escola, a gestão deve priorizar o planejamento participativo. Como ocorre no processo ensino-aprendizagem, o planejamento deve envolver todos os atores, exercendo também a tarefa de facilitar o trabalho coletivo na escola, tanto no que se refere à dimensão pedagógica como na dimensão administrativo-financeira”, recomenda. Em consonância com a Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB), Lei nº 9.394/96, por meio do planejamento participativo a escola mostra a sua real autonomia.
Fontoura considera que a autonomia financeira deve possibilitar à escola elaborar e executar seu orçamento, planejar e executar suas atividades, sem ter que necessariamente recorrer a outras fontes de receita, porém com o acompanhamento e fiscalização dos órgãos internos e externos competentes.
A falta de planejamento e de uma boa gestão financeira pode resultar em grandes fracassos.
O presidente da Confenem também aponta como fatores negativos a diminuição do número de matrículas na escola particular e a falta de um estudo aprofundado de viabilidade. “Dessa forma, a criação de cursos e escolas é uma aventura, um suicídio prévio”, alerta. E lembra que a mensalidade tem peso total nesta conta: “A escola não tem outra receita. A saúde financeira se assenta num tripé: número de alunos em classe, número semanal de aulas e anuidade necessária.”
Para Tavares, o Brasil precisa caminhar bastante na busca de novas fontes, tais como doações, financiamento privado ao estudante e empreendimentos geradores de outras receitas, dentre outras possibilidades.

Etapas do planejamento financeiro
  1. Diagnosticar a realidade: o plano de ação parte de uma necessidade concreta (quais são as necessidades?)
  2. Projetar a ação (o que pode ser feito?)
  3. Pensar os procedimentos da ação (como deve ser feito?)
  4. Fazer o levantamento dos recursos necessários para a ação (humanos, materiais e financeiros – quanto custa para fazer?)
  5. De onde virão os recursos? (captação)
  6. Qual a relevância da ação (importância)?
  7. Qual a viabilidade da ação (possibilidade)? Quais pessoas estarão envolvidas (quem?)
  8. Quais resultados pretendemos (valor?)
  9. Quais mecanismos de controle podem ser utilizados? (avaliação?)
Fonte: Márcio Fontoura, professor de Gestão Financeira do curso Master em Gestão Escolar da Universidade Anhembi Morumbi.

Matéria publicada na edição de maio de 2012 da revista Gestão Educacional.

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